'Zonder te veel koetjes en kalfjes, is vergaderen een hele nuttige bezigheid'

"Bij een goede vergadering moet het doel ervan voor iedereen duidelijk zijn", stelt Van Grieken. Maar het volgens hem gaat verder dan dat: "Ik zou dat doel ook altijd per agendapunt specifiek maken. Is een agendapunt alleen informatief, dan bespreken we het dus alleen zodat mensen geïnformeerd zijn." Van Grieken wijst op het belang dat bij een informatief agendapunt dan ook geen discussie ontstaat. “Gebeurt dat wel dan moet je dat direct afkappen."

Over agendapunten waarbij je juist wél discussie wil hebben zegt Van Grieken: "Dan moet iedereen vooraf wel goed weten waar die discussie precies over moet gaan, anders gaat het alle kanten op. Daarbij is het ook belangrijk om te kiezen voor de vorm waarin je discussieert."

Een andere tip voor effectiever vergaderen is volgens Van Gieken om als voorzitter steeds iemand anders te vragen om als eerste te spreken. "Dat levert een hele andere dynamiek op dan wanneer de voorzitter vraagt: Wie wil er wat zeggen? Dan krijg je steeds dezelfde mensen aan het woord, en dat zijn niet altijd de mensen die de meest zinnige dingen te zeggen hebben."

'Haal- en brengplicht'

"Ik zou niet weten hoe ik mijn werk zou kunnen doen zonder vergaderen. Want ik ben de hele dag in gesprek met groepen mensen om te kijken wat er speelt", zegt Talpa directeur Paul Römer. Maar hij noemt het essentieel om wel efficiënt te vergaderen. Daarvoor heeft Römer een aantal regels.

"Eén daarvan is dat iedereen zich op de vergadering voorbereid. Als je geen idee hebt waarover het gaat is het zinloos om erbij te zijn." Bij Römers vergaderingen heeft elke deelnemer ook een haal- en brengplicht. "Dus je haalt informatie maar je moet ook informatie geven."

Verder zegt Römer over zijn vergaderingen: "Er moeten conclusies worden getrokken, besluiten genomen en actiepunten worden afgesproken. Die pak je in een volgende vergadering weer op om te kijken of er voortgang geboekt is. Als je daaraan voldoet, en niet veel tijd besteed aan koetjes en kalfjes, dan is vergaderen een hele nuttige bezigheid."